Cómo migrar tu galería desde ArtCloud, ITGallery o las hojas de cálculo

Cambiar el sistema que gestiona tu inventario da vértigo, y ese miedo hace que muchas galerías sigan pagando por un software que ya se les quedó pequeño. Es un miedo razonable, pero una migración hecha en el orden correcto es mucho menos dramática de lo que parece. Aquí está cómo dejar ArtCloud, ITGallery, Artlogic o un montón de hojas de cálculo sin perder nada que importe.

Primero, decide qué vas a mover de verdad

El inventario es más que una lista de títulos. Un registro completo de una obra suele incluir: artista, título, año, técnica, dimensiones (y dimensiones enmarcadas), datos de edición, precio, estado, ubicación, procedencia y notas, y —fácil de olvidar— las imágenes. Antes de exportar nada, anota cuáles de estos datos tiene tu sistema actual y de cuáles dependes de verdad. Usarás esa lista para revisar la migración más tarde.

Consigue una exportación limpia

La mayoría de las plataformas pueden exportar a CSV o Excel, y casi todas pueden generar un conjunto de imágenes o al menos sus URLs. Descarga ambos. Algunas cosas a vigilar:

• Las dimensiones muchas veces se guardan como texto libre ("30 x 40 cm enmarcado"), no como números estructurados. Decide si quieres separarlas en alto/ancho o dejarlas tal cual.
• La información de edición se esconde en campos distintos según la plataforma —a veces en la propia línea de la técnica ("litografía, 12/50").
• Las imágenes son la parte que más se subestima. Exportar una hoja de cálculo es fácil; conseguir todas las imágenes en alta resolución, en orden y emparejadas con la obra correcta, es el verdadero trabajo.

Si tu plataforma no tiene una exportación limpia —o pone trabas para irte— eso ya es en sí mismo una razón para irte, pero significa que el lado de las imágenes pedirá más cuidado.

Mapea los campos antes de importar, no después

El error de migración más común es importar primero y arreglar después. Mapea las columnas de tu exportación antigua con los campos del nuevo sistema antes de cargar nada: qué columna es el título, cuál la técnica, dónde vive la edición, cómo se traducen los valores de estado. Un mapa claro convierte una importación caótica en una aburrida y predecible.

Las traducciones merecen una nota aquí. Si vendes a más de un mercado, el título y la técnica pueden necesitar existir en varios idiomas. Los nombres de artista nunca se traducen: un nombre es un nombre propio. Los títulos a menudo tampoco, salvo los genéricos como "Sin título". Define tu política de idiomas durante el mapeo, no como una ocurrencia tardía.

Revisa la primera importación con tus propios ojos

Nunca confíes en una migración que no has revisado a mano. Elige diez obras —una mezcla de sencillas y complicadas, idealmente con una edición y una pieza enmarcada— y verifica cada campo contra el original tras importar. ¿Llegaron las imágenes en el orden correcto? ¿Sobrevivieron las dimensiones enmarcadas? ¿Está el precio en la moneda correcta? Diez revisiones cuidadosas sacan a la luz el noventa por ciento de los problemas sistemáticos, porque los errores de migración casi siempre son patrones, no casos aislados.

Mantén el sistema antiguo en solo lectura un tiempo

No canceles la suscripción antigua el día que termina la importación. Bájala de plan, congélala, déjala como referencia de solo lectura un ciclo de facturación o dos. Una vez que hayas publicado desde el nuevo sistema, cerrado una venta a través de él y generado un catálogo o exportación en los que confíes, entonces cancelas — y dejas de pagar dos veces.

Cómo lo hacemos nosotros

En Percalo, la ayuda de migración está incluida en todos los planes, no se vende como un extra, porque una migración que sale mal es un cliente que se va. Tomamos tu exportación de ITGallery, ArtCloud, Artlogic, Artwork Archive, Shopify o cualquier CSV/Excel —fotos, dimensiones, técnica, edición, precios—, la mapeamos contigo y revisamos juntos la primera importación antes de que dependas de ella. El sistema de referencia pasa a ser tuyo, totalmente exportable, el día que estés listo.

Mudarse no es la apuesta que parece. Hecho en orden —exportar, mapear, revisar, retirar— es solo trabajo cuidadoso, y termina contigo dejando de pagar por la herramienta de la que intentabas salir.