Quitter ArtCloud, ITGallery ou les tableurs : migrer l'inventaire de votre galerie

Changer le système qui gère votre inventaire donne le vertige, et cette peur fait que beaucoup de galeries continuent de payer pour un logiciel qu'elles ont dépassé. La peur est compréhensible — mais une migration menée dans le bon ordre est bien moins dramatique qu'elle n'en a l'air. Voici comment quitter ArtCloud, ITGallery, Artlogic ou une pile de tableurs sans rien perdre d'important.

D'abord, décidez ce que vous déplacez vraiment

Un inventaire, c'est plus qu'une liste de titres. Une fiche complète d'une œuvre inclut en général : artiste, titre, année, médium et technique, dimensions (et dimensions encadrées), détails d'édition, prix, statut, emplacement, provenance et notes, et — facile à oublier — les images. Avant d'exporter quoi que ce soit, notez lesquelles de ces données votre système actuel contient et lesquelles vous utilisez réellement. Vous vous servirez de cette liste pour vérifier la migration ensuite.

Obtenez un export propre

La plupart des plateformes peuvent exporter en CSV ou Excel, et la plupart peuvent produire un jeu d'images ou au moins des URL d'images. Récupérez les deux. Quelques points de vigilance :

• Les dimensions sont souvent stockées en texte libre (« 30 x 40 cm encadré »), pas en nombres structurés. Décidez si vous voulez les séparer en hauteur/largeur ou les garder telles quelles.
• L'information d'édition se cache dans des champs différents selon la plateforme — parfois dans la ligne du médium elle-même (« lithographie, 12/50 »).
• Les images sont la partie qu'on sous-estime le plus. Exporter un tableur est facile ; récupérer chaque image en haute résolution, dans l'ordre, associée à la bonne œuvre, voilà le vrai travail.

Si votre plateforme n'a pas d'export propre — ou complique activement le départ — c'est déjà une raison de partir, mais cela veut dire que le volet images demandera plus de soin.

Mappez les champs avant d'importer, pas après

L'erreur de migration la plus courante est d'importer d'abord et de corriger ensuite. Faites correspondre les colonnes de votre ancien export aux champs du nouveau système avant de charger quoi que ce soit : quelle colonne est le titre, laquelle le médium, où vit l'édition, comment se traduisent les valeurs de statut. Une correspondance claire transforme un import chaotique en un import ennuyeux et prévisible.

Les traductions méritent une note ici. Si vous vendez sur plus d'un marché, le titre et le médium peuvent devoir exister en plusieurs langues. Les noms d'artistes ne se traduisent jamais : un nom est un nom propre. Les titres souvent non plus, sauf les génériques comme « Sans titre ». Définissez votre politique linguistique pendant le mappage, pas après coup.

Vérifiez le premier import de vos propres yeux

Ne faites jamais confiance à une migration que vous n'avez pas contrôlée à la main. Prenez dix œuvres — un mélange de simples et de compliquées, idéalement avec une édition et une pièce encadrée — et vérifiez chaque champ par rapport à l'original après l'import. Les images sont-elles arrivées dans le bon ordre ? Les dimensions encadrées ont-elles survécu ? Le prix est-il dans la bonne devise ? Dix vérifications attentives font remonter quatre-vingt-dix pour cent des problèmes systématiques, car les erreurs de migration sont presque toujours des motifs, pas des cas isolés.

Gardez l'ancien système en lecture seule un moment

N'annulez pas l'ancien abonnement le jour où l'import se termine. Réduisez-le, gelez-le, gardez-le comme référence en lecture seule pendant un cycle de facturation ou deux. Une fois que vous avez publié depuis le nouveau système, conclu une vente via lui et produit un catalogue ou un export en qui vous avez confiance, alors vous annulez — et vous arrêtez de payer deux fois.

Comment nous procédons

Chez Percalo, l'aide à la migration est incluse dans chaque offre, pas vendue en option, car une migration ratée, c'est un client qui part. Nous prenons votre export d'ITGallery, ArtCloud, Artlogic, Artwork Archive, Shopify ou n'importe quel CSV/Excel — photos, dimensions, médium, édition, prix — nous le mappons avec vous, et nous vérifions ensemble le premier import avant que vous ne vous y fiiez. Le système de référence devient le vôtre, entièrement exportable, le jour où vous êtes prêt.

Déménager n'est pas le pari qu'on imagine. Fait dans l'ordre — exporter, mapper, vérifier, retirer — ce n'est que du travail soigné, et cela se termine quand vous ne payez plus l'outil que vous cherchiez à quitter.